El crecimiento que experimenta la transformación digital en todos los ámbitos sociales y productivos está llevando a las organizaciones a digitalizar la documentación que generan y automatizar sus procesos.

Ya no se trata de una opción, sino de la urgencia por simplificar gestiones cada vez más complejas, y adecuarse a un contexto general en el cual instituciones y personas esperan y exigen dinámicas más rápidas y eficientes en el acceso a la información y en las respuestas a sus necesidades.

El sector salud es uno de los ámbitos de mayor criticidad en la gestión de sus procesos por el volumen de transacciones que genera diariamente, en las múltiples prestaciones que se producen en el marco de sus actividades cotidianas.

Desde una visita programada a un especialista, hasta la firma de un consentimiento informado para una práctica médica, pasando por la autorización de un estudio, la aprobación de un presupuesto interno, la facturación a prepagas por la atención a sus afiliados y la gestión de nómina.

Cuando estos procesos se gestionan digitalmente se gana en acceso y disponibilidad de la documentación asociada, favoreciendo la colaboración, la toma de decisiones informadas y el trabajo remoto. También se ahorra en espacio y costos operativos, incrementando los niveles de seguridad y protección. Además permite realizar búsquedas rápidas, y cumplir con regulaciones relacionadas con la conservación y gestión documental.

Sin embargo, aún son muchos hospitales que gestionan sus procesos en soporte papel con las problemáticas que esto conlleva:

Es por ello que en los últimos meses los hospitales, las clínicas y otras instituciones del ámbito de la salud están avanzando hacia una mayor digitalización documental, que necesariamente debe ser complementada con una automatización de los procesos asociados.

La clave pasa por optimizar recursos, mejorar los tiempos de respuesta y prestar servicios de salud más eficientes.

Entre los procesos administrativos que pueden automatizarse en el marco de la gestión hospitalaria se encuentran la gestión integral de pacientes, la programación de citas médicas, y la facturación y cobro por prestaciones realizadas a afiliados de obras sociales y prepagas.

Asimismo, las órdenes de compra a proveedores, la administración de inventarios y suministros, y la gestión de recursos humanos (horarios, permisos, licencias, asistencia, nómina). De igual modo, la gestión de documentos electrónicos, como registros médicos, informes de laboratorio y documentos administrativos, incorporando la posibilidad de firmarlos electrónicamente.

Y por supuesto, la firma digital de consentimientos informados para la realización de diversas prácticas e intervenciones, como la aplicación de anestesia y la analgesia postoperatoria, broncoscopías, cirugías diversas, colonoscopias, electromiogramas, amputaciones, pruebas diagnósticas, transfusiones, rehabilitaciones cardiorrespiratorias y biopsias.

Si bien hoy existen sistemas que automatizan y agilizan las actividades y procedimientos mencionados, los procesos que aún faltan cubrir y que demandan mayor complejidad en la gestión, son aquellos donde personas que son ajenas a las instituciones de salud –por ejemplo médicos, pacientes y proveedores-, deben firmar un documento y devolverlo con su rúbrica electrónica incorporada.

La digitalización documental y la automatización de procesos tienen impacto directo en el nivel de servicios de salud que aporta un hospital a la comunidad. Entre los beneficios que aporta la automatización, se encuentran los siguientes:

Una gestión hospitalaria eficiente salva vidas, permite tener diagnósticos más rápidos y certeros, y favorece al desarrollo de la prevención sanitaria.

En la medida en que se incremente la automatización de sus procesos administrativos, se lograrán mejores resultados en favor de los pacientes y la comunidad.